Với các bước viết email bằng tiếng Anh được bật mí trong bài viết, bạn hoàn toàn có thể tạo ra những mẫu email cực kỳ chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp.

Rất nhiều người gặp khó khăn trong việc viết email bằng tiếng Anh. Hiểu được điều này, Optimus mong muốn gửi đến bạn bài viết này để hướng dẫn chi tiết các bước viết email tiếng Anh. Hy vọng email sẽ không còn là vấn đề đau đầu khiến bạn tốn nhiều thời gian suy nghĩ nữa.

Các bước viết email bằng tiếng Anh ai cũng cần biết

Bước 1 - Viết tiêu đề 

Phần đầu tiên trong quá trình viết email mà bạn cần thực hiện chính là tiêu đề. Tiêu đề là một trong những phần quan trọng nhất của email vì nó thể hiện được nội dung, thông điệp mà bạn muốn gửi, đồng thời đây cũng là phần đầu tiên mà người nhận có thể xem được.

Việc viết tiêu đề là bắt buộc thực hiện, nếu không có tiêu đề có thể khiến email rơi vào Thư mục Spam (Hộp thư rác). Đồng thời, người nhận nếu có nhiều thư thì việc tìm thấy email của bạn cũng rất khó khăn.

Để viết tiêu đề một cách chuẩn chỉnh, bạn cần lưu ý những điều sau:

  • Ngắn gọn

  • Thể hiện được nội dung của email

  • Bắt buộc phải viết tiêu đề cho email

Ví dụ:

  • [Marketing Intern] CV  - Ngo Quang Dang ([Thực tập sinh Marketing] Hồ sơ  ứng tuyển - Ngô Quang Đăng).

  • “YAN Festival” Invitation 30 June 2022 (Thư mời dự “YAN Festival” 30 tháng 6 năm 2022).

Bước 2 - Lời chào đầu thư

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp khi viết email tiếng Anh, bạn cần sử dụng “Dear + danh xưng + họ”. Riêng với những email gửi cho người thân quen từ trước có thể thay Dear thành Hi/Hello.

Về danh xưng cần tuân theo quy tắc sau:

  • Mr. - dùng cho nam, không phân biệt đã kết hôn hay chưa

  • Ms. - dùng cho nữ, không phân biệt đã kết hôn hay chưa

  • Miss - dùng cho nữ chưa kết hôn

  • Mrs. - dùng cho phụ nữ đã kết hôn

Ví dụ:

  • Dear Mr. Simon, (giả sử tên đầy đủ của người nhận là Edward Simon)

  • Dear Ms. July, (giả sử tên đầy đủ của người nhận là Miranda July)

  • Hi Jack,

  • Dear team,

  • Dear Marketing Department,

Bước 3 - Lời thăm hỏi

Sau khi đã có lời chào, hãy thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự của bạn bằng một lời hỏi thăm đối phương. Đó có thể là hỏi về sức khỏe, công việc hoặc tâm trạng, v.v. 

Tuy nhiên, việc hỏi thăm nên dùng cho những người bạn từng quen biết. Với những người xa lạ lần đầu liên lạc bạn nên đi thẳng vào vấn đề chính để tránh làm mất thời gian của người nhận thư. 

Ví dụ:

  • How are things? (Mọi việc thế nào?)

  • How are you doing? (Bạn khỏe chứ?)

  • I hope you had a great weekend (Tôi hy vọng bạn đã có cuối tuần tuyệt vời).

Bước 4 - Lời giới thiệu

Phần giới thiệu chia làm hai trường hợp:

  • Lần đầu gửi mail: giới thiệu bản thân (tên, bộ phận, v.v.)

  • Mail phản hồi: gửi lời cảm ơn vì đã gửi mail/phản hồi mail

Sau khi giới thiệu, bạn cần đi thẳng vào mục đích gửi mail. Lời giới thiệu đầy đủ và chuẩn chỉnh sẽ giúp đối phương hiểu rõ hơn về bạn, cũng như email nhận được có ý nghĩa gì. 

Đây là một trong các bước viết email tiếng Anh quan trọng mà rất nhiều người bỏ quên. Họ thường bỏ sót việc giới thiệu bản thân mà đi thẳng vào lý do, điều này có thể khiến người nhận thắc mắc các vấn đề như: Ai là người gửi email này? Mục đích gửi email là gì?  Điều này sẽ làm giảm đi tính logic, hiệu quả vốn có của email.

Một vài ví dụ về lời giới thiệu khi viết email bằng tiếng Anh một cách  chuyên nghiệp:

  • I am Jimmy, from Alpha Clinic. I am writing this email to introduce you to our latest May service range. (Tôi là Jimmy đến từ Phòng khám Alpha, tôi viết email để giới thiệu đến bạn về dịch vụ mới nhất trong tháng 5 của chúng tôi).

  • Thank you for contacting me. I have consulted about your products and would like to know some important information. (Cảm ơn vì đã liên hệ với tôi. Tôi đã tham khảo về những sản phẩm của bạn và mong muốn biết một vài thông tin quan trọng).

Bước 5 - Nội dung chính

Phần nội dung chính là những gì bạn cần triển khai rõ hơn sau khi nêu được lý do viết email. Việc triển khai cần chi tiết giúp người nhận nắm bắt được toàn bộ thông tin.

Lưu ý, ở phần này nhiều người lựa chọn cách triển khai hơi dài dòng, không tách câu, không tách đoạn. Điều này khiến người đọc cảm thấy lan man, khó đọc. Vì vậy, bạn cần sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, dùng từ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, đặc biệt là phải ngắt câu và tách đoạn hợp lý.

Ví dụ:

  • I received your email about the Marketing course. I am very interested in the information about the course. Please let me know about the cost of this course.

(Tôi đã nhận được email của bạn về khóa học Marketing. Tôi rất hứng thú với những thông tin về khóa học. Vui lòng cho tôi biết về giá thành của khóa học này).

  • The contract is almost done, but I realize there are still a few points that need to be adjusted. I would appreciate it if you took the time to meet me to discuss the contract next week. 

(Bản hợp đồng gần như đã được hoàn thành, nhưng tôi nhận ra còn một vài điểm cần phải điều chỉnh. Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể dành thời gian gặp để thảo luận về hợp đồng vào tuần tới.).

Ở phần này, khi viết email tiếng Anh bạn có thể đề cập đến việc gửi đính kèm tệp tài liệu cho người nhận ở phía cuối email, hoặc chèn trực tiếp vào nội dung chính.

Ví dụ:

  • Please find attached the minutes of the meeting. (Vui lòng xem biên bản cuộc họp trong mục đính kèm).

>>> Để mở rộng những cách trả lời email đa dạng chủ đề, bạn có thể tham khảo bài viết: Cách viết email trả lời bằng tiếng Anh.

Bước 6 - Phần kết thúc

Phần kết thúc là lúc bạn sử dụng những câu call-to-action để kêu gọi người nhận phản hồi/liên hệ lại. Những lời chúc tốt lành và cảm ơn vì đã dành thời gian đọc email sẽ giúp bạn tạo tượng ấn tượng tốt đẹp đến với người đọc.

Ví dụ:

  • I am looking forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong chờ sẽ sớm nhận được phản hồi từ bạn).

  • Thank you for taking the time to read my email. If you have any questions, please contact me via this email. (Cảm ơn vì đã dành thời gian đọc email của tôi. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ tôi thông qua email này).

  • I hope to receive your early feedback on the contract. (Tôi hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi của bạn về hợp đồng).

  • Have a great holiday with your family. (Mong bạn sẽ có một kỳ nghỉ tuyệt vời với gia đình).

Bước 7 - Chữ ký cá nhân

Chữ ký cũng giống như tiêu đề, là một trong những phần bạn không thể thiếu mỗi khi viết email tiếng Anh để thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân. Một trong những cách để bạn đề cập chữ ký như “Lời kết + Tên + Chức danh/Phòng ban”.

Ví dụ:

Yours sincerely,

Johnny - Financial Department - Fox Company

(Trân trọng,

Johnny - Phòng Tài Chính - Công ty Fox)

Một vài lời kết bạn có thể tham khảo như “Appreciatively, Best regards, Respectfully, Sincerely, Thanks again, Warm regards, Yours sincerely, Yours truly”.

Những lưu ý trong quá trình viết email bằng tiếng Anh

  • Chính tả là một trong những việc bạn không được mắc phải. Nếu email có lỗi chính tả, thậm chí là nhiều lỗi sẽ thể hiện bạn không cẩn trọng và không chuyên nghiệp trong công việc.

  • Tuân thủ cấu trúc của một email chuẩn chỉnh, bao gồm: Phần lời chào, Thăm hỏi, Giới thiệu, Nội dung chính, Kết thúc và Chữ ký. 

  • Phải kiểm tra kỹ file đính kèm đã được bao gồm trong email trước khi gửi.

  • Không viết tắt trong email, điển hình như I’m thì cần ghi rõ ở dạng đầy đủ là  I am.

  • Sử dụng câu từ ngắn gọn, chuẩn xác, chú ý về dấu câu, cách ngắt dòng, ngắt đoạn.

>>>Tham khảo thêm bài viết: Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp.

Lời kết

Chúng tôi cam kết bạn hoàn toàn có thể việc viết email bằng tiếng Anh chỉ sau vài lần luyện tập với các bước đã được bật mí trong bài viết này.

Để biết thêm nhiều thông tin thú vị về học tiếng Anh, hãy Follow Fanpage Optimus Education hoặc tham gia Group Học tiếng Anh theo chủ đề với Giáo viên nước ngoài bạn nhé!

Biên soạn: Phạm Thanh Huy - Optimus Education