Hãy trang bị kỹ năng viết email vì nó thể hiện rất nhiều về phong cách làm việc của bạn. Chỉ cần xem hướng dẫn cụ thể dưới đây và luyện tập trong thời gian ngắn, bạn hoàn toàn có thể nắm giữ kỹ năng viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp.

Khi viết, hãy bám sát vào cấu trúc của một email chuẩn

Bất kì ai trong quá trình viết email chuyên nghiệp cũng phải trang bị những kỹ năng cơ bản, trong đó không thể bỏ qua cấu trúc email chuẩn chỉnh. Chỉ cần bạn tuân theo cấu trúc chuẩn sẽ giúp cho email của bạn trở nên bài bản, dễ hiểu, và bố cục được trình bày tinh tế.

Cấu trúc của một email chuẩn chỉnh bao gồm các phần như sau:

  • Tiêu đề.

  • Lời chào đầu thư.

  • Lời thăm hỏi.

  • Giới thiệu.

  • Nội dung chính.

  • Phần kết.

  • Chữ ký.

Ngoài việc tuân theo những cấu trúc chuẩn chỉnh, bạn còn phải biết cách sử dụng từ ngữ phù hợp và lịch sự. Email của bạn vừa phải đảm bảo truyền tải được nội dung, vừa có thể diễn đạt được tâm tư, tình cảm của mình đến với người nhận.

Cần có tiêu đề ngắn gọn, dễ hiển thị, đủ ý cho email

Có thể nói tiêu đề là một trong những nội dung quan trọng nhất mà bạn cần thực hiện khi soạn thảo email. Trước khi đọc được nội dung bên trong, người nhận sẽ nhìn thấy tiêu đề email của bạn. Do đó, bạn cần soạn thảo tiêu đề thật ngắn gọn, đủ ý, đảm bảo truyền tải được nội dung chính.

Lưu ý: Nếu bạn không gửi kèm tiêu đề cho email thì nguy cơ lớn thư của bạn sẽ đi vào Thư mục Spam (Hộp thư rác). Và điều này ngay lập tức sẽ thể hiện sự kém chuyên nghiệp trong quá trình gửi email. Thậm chí ảnh hưởng tới công việc của đôi bên nếu bạn đang cần đối phương phản hồi gấp.

Một vài quy tắc bạn cần nhớ khi đặt tên tiêu đề email bằng tiếng Anh như:

  • Ngắn gọn

  • Thể hiện được nội dung chính mà email muốn gửi

  • Bắt buộc phải có tiêu đề

Ví dụ: 

  • Innovation: Nha Trang Climate Change Summit 15 July 2022

  • [Teaching Assistant] CV - Nguyen Thanh Long

Lời chào đầu thư - Không chỉ có Dear Sir/Madam!!!

Đối với các email trang trọng, nhiều người có thói quen sử dụng Dear Sir/Madam cho tất cả email. Mặc dù cấu trúc lời chào đầu thư này là phổ biến và không hề sai, nhưng để trở thành một người viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, bạn sẽ cần nhiều hơn thế.

Sau đây là những quy tắc bạn nên tham khảo để thay thế cho cụm từ Sir/ Madam:

Lưu ý rằng, các danh xưng Mr./Ms./Mrs./Miss sẽ đi kèm với họ của một người.

Ví dụ: Với một người có họ tên đầy đủ là Robert Williams, ta có thể ghi lời chào đầu thư là “Dear Mr. Williams”.

Riêng với những email gửi cho người thân quen, bạn có thể mở đầu email bằng “Dear” đi kèm với tên, không cần thêm danh xưng. Ví dụ: “Dear Jane”. Bạn cũng có thể linh hoạt thay Dear thành Hi/Hello để thể hiện sự thân mật, gần gũi. Ví dụ: “Hi Emma”, hoặc “Hello Emma”.

Đừng quên gửi những lời thăm hỏi để tạo thiện cảm, gần gũi

Sau khi gửi lời chào, bạn sẽ cần những lời thăm hỏi đến người nhận email. Đó có thể là những lời hỏi thăm về sức khỏe, công việc, cuộc sống, v.v. Việc chào hỏi này rất quan trọng giúp bạn có được thiện cảm của người đọc cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự của bản thân.

Một vài lời thăm hỏi bạn có thể tham khảo như:

  • How are you? (Bạn có khỏe không?).

  • How are you doing? (Bạn khỏe chứ?).

  • How are things? (Mọi việc thế nào?).

  • I hope you had  a nice weekend. (Tôi hy vọng bạn đã có một cuối tuần vui vẻ).

Ngoài ra, nếu bạn viết email bằng tiếng Anh để hồi đáp thì nên thêm phần cảm ơn vì người gửi đã đọc và phản hồi lại. Điều này giúp đối phương cảm thấy thoải mái và hiểu được bạn trân trọng thời gian mà họ dành cho email của bạn. 

  • Thank you for contacting Optimus Education. 

(Cảm ơn vì đã liên hệ tới công ty Optimus Education).

  • Thank you for getting back to me.

(Cảm ơn vì đã phản hồi lại cho tôi).

  • Thank you for replying to my email./Thank you for your reply.

(Cảm ơn vì đã phản hồi email của tôi).

Hãy đề cập đến nội dung chính sau khi bạn đã giới thiệu bản thân và lý do viết email

Đây là một trong những lỗi rất phổ biến mà nhiều người mắc phải khi gửi email tiếng Anh. Để viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, bạn cần giới thiệu đôi nét về bản thân và lý do viết email để người nhận có thể nắm bắt vấn đề và biết được mình đọc email này để làm gì.

Bạn có thể đề cập tới tên, đơn vị công tác và lý do viết email. Điển hình như:

  • I am Peter from Optimus Education. I am writing to inquire about  the quality of the English courses. 

(Tôi là Peter đến từ công ty Optimus Education. Tôi viết thư này để hỏi bạn về chất lượng của khóa học tiếng Anh).

  • I am Emily from the Marketing Department of VNG Corporation. I am writing to clarify some points of the contract.

(Tôi là Emily từ phòng Marketing của công ty VNG. Tôi viết thư này để làm rõ hơn một số điểm của hợp đồng).

  • I am Long. I am writing to apply for the Audit position of Binance Labs Company. 

(Tôi là Long. Tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí Kiểm toán của công ty Binance Labs).

Sau khi đưa ra lý do viết email, bạn nên đề cập tới những ý quan trọng trước tiên. Đó là những thông tin bạn muốn người nhận chắc chắn nắm được trong email. Lấy ví dụ, bạn viết email gửi cho đối tác để phản ánh về sản phẩm bị lỗi. Vậy sau khi trình bày lý do viết email, bạn cần nói rõ những thông tin quan trọng như sản phẩm bị lỗi gì, bao nhiêu sản phẩm bị lỗi, yêu cầu đối tác đổi trả, v.v. 

Nếu mọi thứ thuận lợi, người nhận sẽ chi tiết toàn bộ nội dung email của bạn. Trong trường hợp xấu nhất, họ sẽ không đọc hết email thì việc để thông tin quan trọng ở đầu sẽ giúp email tránh lan man, cũng như tăng cơ hội người nhận sẽ đọc và hồi âm email.

Gửi lời cảm ơn đến người nhận vì đã đọc/phản hồi email & thể hiện mong đợi nhận được phản hồi

Một trong những cách viết email bằng tiếng Anh giúp bạn ghi điểm trong mắt người nhận chính là gửi những lời cảm ơn vì đã đọc/phản hồi email. Thông qua những lời cảm ơn chân thành, người nhận sẽ cảm thấy được sự trân trọng, gần gũi, và đánh giá rất cao sự chuyên nghiệp của bạn.

Đừng quên sử dụng call-to-action (lời kêu gọi hành động) nếu bạn muốn nhận được phản hồi từ người nhận. 

  • Thank you for taking the time to read my email. I hope to receive your early feedback on the contract. 

(Cảm ơn vì đã dành thời gian đọc email của tôi. Tôi hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi của bạn về hợp đồng).

  • For further information, please reply to me via this email or my phone number 0981 0303 49. 

(Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng hồi đáp cho tôi qua email này hoặc số điện thoại của tôi 0981 0303 49).

  • Hope to hear from you soon. Thank you so much! 

(Tôi hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi của bạn. Cảm ơn bạn rất nhiều!).

  • Have a nice day. (Chúc bạn một ngày tốt lành).

Không sử dụng những icon cảm xúc trong các email trang trọng

Khi còn trẻ, chúng ta vẫn thường có thói quen sử dụng các icon cảm xúc (trái tim, mặt cười, mặt buồn, v.v.) khi nhắn tin. Điều này hoàn toàn có thể dễ hiểu vì những icon cảm xúc giúp biểu đạt được cảm xúc, trạng thái của bạn khi nhắn tin với đối phương.

Tuy nhiên trong một email bằng tiếng Anh trang trọng, việc sử dụng icon cảm xúc sẽ khiến email của bạn trở nên vô cùng kém chuyên nghiệp. Khả năng cao là bạn sẽ không được đánh giá cao về tính chuyên nghiệp trong công việc nếu người nhận email là khách hàng, đối tác, v.v.

Mặc dù thỉnh thoảng, bạn có thể để một vài icon cảm xúc khi viết email với những người thân thiết. Nhưng tốt nhất nên hạn chế vì nó có thể hình thành thói quen khiến bạn vô tình để icon cảm xúc vào các email trang trọng với đối tác, khách hàng, v.v. Và điều đó là vô cùng tai hại.

Hãy tạo cho riêng mình một chữ ký email chuyên nghiệp

Nếu đã sử dụng cụm từ “email chuyên nghiệp” chắc chắn không thể thiếu phần chữ ký cá nhân. Chữ ký đóng vai trò như một tấm danh thiếp về người gửi, không những vậy, nó còn giúp thể hiện được màu sắc, hình ảnh của cá nhân và quảng bá thương hiệu. 

Một chữ ký cá nhân trong email cần có những những thông tin như họ và tên, chức danh, tên công ty, hình ảnh, số điện thoại, email, website, v.v. Bạn hãy tham khảo những chữ ký cá nhân trong email bằng tiếng Anh sau nhé:

Ví dụ: 

  • John Doe

Marketing Performance

Email: j.doe@gmail.com

Phone: +84 386 5153 05

Address: Example CC, 16 Freedome St, Deer Hill 58 - 500, Poland

Website: www.examplee.com

  • Jack Rui

Digital Marketing Manager, Optimus Education

P: 318-558-6135    E: jack@optimus.com

W: www.optimusco.edu.vn

A: 2561 Birch Street Greenwood, IN 1414

Đừng quên kiểm tra chính tả và tài liệu đính kèm trước khi gửi email

Có lẽ đây là một trong những lỗi cơ bản mà rất nhiều người gặp phải trong quá trình soạn thảo email. Đặc biệt là email bằng tiếng Anh, nếu bạn không kỹ lưỡng trong việc kiểm tra các lỗi chính tả, ngữ pháp, câu từ sẽ khiến người nhận cảm thấy bạn làm việc chưa được  chuyên nghiệp.

Trường hợp tệ hơn là bạn không đính kèm tài liệu vào email như đã đề cập. Rất nhiều người mắc lỗi này và khiến email dường như vô nghĩa. Chỉ cần dành 1 - 2 phút là bạn có thể kiểm tra được các lỗi chính tả, và nhìn kỹ xem đã đính kèm tài liệu hay chưa. Không tốn quá nhiều thời gian đúng không nào?

Hy vọng  những thông tin vô cùng hữu ích trong bài viết phần nào sẽ giúp bạn biết cách viết email bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp nhất. Hãy chú trọng vào kỹ năng viết email bằng tiếng Anh vì nó góp phần giúp bạn thành công trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực trong cuộc sống.

Để biết thêm nhiều thông tin thú vị về học tiếng Anh, hãy Follow Fanpage Optimus Education hoặc tham gia Group Học tiếng Anh theo chủ đề với Giáo viên nước ngoài bạn nhé!

Biên soạn: Phạm Thanh Huy - Optimus Education